Mit einer Software wie Thunderbird lassen sich mehrere E-Mail-Adressen verwalten, auch wenn diese Adressen bei verschiedenen Anbietern angelegt wurden. Auf diese Weise kommen alle Ihre E-Mails am selben Ort an. Wir erklären, wie die Installation von Thunderbird funktioniert und führen Sie durch die wichtigsten Einstellungen.

Thunderbird ist quelloffen und daher kostenlos zu verwenden. Während der Installation können Sie direkt angeben, dass Thunderbird das Standard-Mailprogramm auf Ihrem PC werden soll. Sie können dies auch später über die Windows-Einstellungen festlegen. Sobald die Installation abgeschlossen ist, können Sie das erste E-Mail-Konto angeben. Das kann ein Konto von einem beliebigen Anbieter sein, wir nehmen Google Mail als Beispiel.

Sie geben den Namen ein, der anderen angezeigt werden soll, die betreffende E-Mail-Adresse und das entsprechende Passwort. Je nachdem, welche Sicherheitsstufe Sie bei Google Mail eingestellt haben, müssen Sie eventuell in einem separaten Fenster oder auf Ihrem Smartphone bestätigen, dass Sie Thunderbird den Zugriff auf Ihr Konto erlauben wollen.

Sobald dies erledigt ist, können Sie in aller Ruhe Nachrichten ansehen, beantworten und natürlich auch neue Nachrichten verfassen. Es ist wichtig zu wissen, dass alle E-Mails bei Google Mail weiterhin in der Cloud gespeichert werden. Sie können also nach wie vor über den Browser Ihres Telefons oder einen beliebigen Computer darauf zugreifen, genau wie mit der Google Mail-App auf Ihrem Smartphone.

Wenn Sie etwas an den Kontoeinstellungen ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontonamen in der linken Spalte und wählen Sie die Option Einstellungen. Oder klicken Sie auf das Menüsymbol (die drei horizontalen Linien) oben rechts im Programm. Wählen Sie dort die Option Kontoeinstellungen.

Hier können Sie sofort eine Signatur eingeben, also den Standardtext, der automatisch am Ende Ihres Beitrags eingefügt wird. Sie können den Text eintippen oder auf eine Datei mit einer bereits formatierten Signatur verweisen. Übrigens können Sie mit einem Druck auf die Alt-Taste auch eine herkömmliche Menüleiste am oberen Rand des Programmfensters erscheinen lassen.

Konten hinzufügen

Arbeiten Sie mit mehreren Gmail-Konten? Dann können Sie diese auch ganz einfach zu Thunderbird hinzufügen, so dass Sie mit einem einzigen Programm auf alles zugreifen können. Um weitere Konten hinzuzufügen, gehen Sie auf die Registerkarte Kontoeinstellungen und klicken Sie unten links auf Kontoaktionen, E-Mail-Konto hinzufügen. Es erscheint nun das gleiche Fenster wie nach der Installation von Thunderbird. Die Vorgehensweise ist also die gleiche.

Zusätzlich zu einem Gmail-Konto können Sie natürlich auch Konten angeben, die Sie bei anderen Anbietern haben. Zum Beispiel, wenn Sie eine eigene Domain mit zugehörigen Mailservern haben. Auffallend oft findet Thunderbird vollautomatisch die Einstellungen heraus, die für den Zugriff auf ein solches Konto notwendig sind.

Wenn das nicht klappt oder Sie das Konto lieber selbst konfigurieren wollen? Dann klicken Sie in dem Fenster, in dem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben, unten links auf Manuell konfigurieren. Es erscheinen zusätzliche Eingabefelder, in denen Sie die Eigenschaften des Posteingangs- und Postausgangsservers festlegen können.

Registerkarten und Fenster

Sie können direkt aus dem Posteingang eine Nachricht senden oder ein anderes Postfach anzeigen, indem Sie die Vorschau am unteren Rand des Programmfensters verwenden. Sie können dieses Fenster durch Ziehen mit der Maus nach Belieben vergrößern oder verkleinern. Sie können auch auf eine Nachricht doppelklicken oder die Eingabetaste drücken, um sie in einer neuen Registerkarte zu öffnen. Dies ist sofort eine praktische Möglichkeit, um eine Reihe von Nachrichten im Auge zu behalten, die Sie z. B. heute bearbeiten wollen.

Wenn alle Registerkarten mit Nachrichten geöffnet sind, die Sie nicht mehr benötigen, müssen Sie diese nicht einzeln schließen. Klicken Sie in diesem Fall mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Postfachs, das Sie gerade betrachten (die linke Registerkarte), und wählen Sie Andere Nachrichten schließen. Wenn Sie dies bei einer E-Mail tun, werden alle anderen Nachrichtenregisterkarten geschlossen, nicht aber diese eine.

Wenn Sie versehentlich die falsche Registerkarte schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Registerkarte und öffnen Sie sie erneut über die Option Zuletzt geschlossene Registerkarten. Wenn beim Beenden von Thunderbird noch Tabs aktiv sind, werden sie beim nächsten Programmstart wieder geöffnet.

Möchten Sie eine Nachricht lieber in einem separaten Fenster lesen? Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht in der Mailbox und wählen Sie Nachricht in neuem Fenster öffnen. Um Nachrichten immer in separaten Fenstern zu öffnen, wählen Sie im Menü Optionen, klicken Sie links auf Allgemein und scrollen Sie ein Stück nach unten zu Lesen & Anzeigen. Ändern Sie dort die Option Neue Nachrichten öffnen in in Ein neues Nachrichtenfeld.

E-Mails offline speichern

Anstatt alle Mails beim Provider zu lassen und sie dort weiter anzusammeln, können Sie Ihre Mails auch lokal speichern, indem Sie sie auf Ihren Computer verschieben. So bleiben z. B. nur die Nachrichten, die noch zu erledigen sind, eine Zeit lang online. Oder Sie lassen alle Nachrichten z. B. der letzten Wochen oder Monate liegen, während Sie alle älteren und erledigten Nachrichten lokal ablegen. Auf diese Weise halten Sie die operativen Postfächer Ihres Kontos/ihrer Konten frei.

Links unter den Postfächern Ihres/r E-Mail-Kontos/e finden Sie den Bereich Lokale Ordner. Hier können Sie so viele lokale Ordner anlegen, wie Sie möchten, um Ihre E-Mails zu speichern. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf Local Folders und wählen Sie New map oder New subfolder. Wie auf einer normalen Festplatte können Sie eine übersichtliche, hierarchische Ordnerstruktur erstellen.

Denken Sie an einen Ordner für E-Mails mit Rechnungen, alles, was mit Steuern zu tun hat, Ihre Versicherungen, aber auch einen Urlaubsordner, einen Arbeitsordner, einen Ordner für Newsletter und so weiter. Wenn Sie ähnliche Beiträge zusammenfassen, müssen Sie sich nie wieder Gedanken darüber machen, welches E-Mail-Konto Sie suchen müssen.

Post, die Sie lokal speichern möchten, ziehen Sie einfach aus der Mailbox eines Kontos in Ihre eigenen Ordner. Es ist wichtig zu wissen, dass diese Nachrichten danach nicht mehr online sind und daher nicht mehr über Ihr Telefon von unterwegs abgerufen werden können. Wenn die von Ihnen selbst gesendeten Nachrichten ebenfalls wichtig sind, können Sie sie von Zeit zu Zeit auf die gleiche Weise aus Ihrem (pro Konto) gesendeten Postfach in einen lokalen Ordner verschieben.

Sichern von Daten

Vor allem wenn Sie Mails auf Ihren Computer verschieben, ist es sehr wichtig, dass Sie diese Daten regelmäßig sichern, genauso wie alle Ihre Dateien. Dies ist relativ einfach möglich, da Thunderbird alle Daten in einer Ordnerstruktur speichert. Nicht nur Ihre lokalen Mails, sondern auch die Konfiguration aller von Ihnen eingegebenen E-Mail-Konten. Sie müssen also nur diese Ordnerstruktur sichern.

Wenn etwas schief geht, stoppen Sie Thunderbird für eine Weile und legen Sie diese Ordner wieder an genau der gleichen Stelle ab. Änderungen, die nach der letzten Sicherung vorgenommen wurden, gehen leider (wie immer) verloren. Optional können Sie später verschobene Nachrichten in Ihrem Online-E-Mail-Konto schnell wiederherstellen, bevor Sie die Wiederherstellung durchführen.

Das Programm selbst sagt Ihnen, welche Ordner Sie sichern müssen. Gehen Sie einfach ins Menü und wählen Sie Hilfe, Informationen zur Fehlerbehebung und klicken Sie hinter Profilordner auf Einen Ordner öffnen.

Gehen Sie in dem Fenster, das sich nun öffnet, zwei Ebenen nach oben. Dazu drücken Sie zweimal die Alt-Taste zusammen mit Pfeil nach oben. Sie können auch direkt in der Adressleiste auf Thunderbird klicken. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste irgendwo in den leeren Teil dieser Adressleiste und wählen Sie Adresse als Text kopieren.

Diesen Pfad nehmen Sie dann in Ihr reguläres Backup auf. Stellen Sie sicher, dass Sie diesen Ordner einschließlich aller Unterordner sichern. Sie wechseln auf einen neuen Computer? Dann richten Sie diesen ein, installieren Sie Thunderbird, beenden Sie das Programm, ohne ein E-Mail-Konto einzurichten, stellen Sie die auf dem alten Computer gespeicherte Ordnerstruktur wieder her und schon funktioniert Thunderbird wieder wie zuvor.